传统管理模式下，财务部门或者档案管理员需要根据档案管理的规范对档案资料进行登记、著录等操作，档案的编号也需要人工记录，著录好的资料还需进一步的校对检查再组卷，耗时耗力，且存在很多重复操作的功能。
文书定会计档案系统，支持预设档案的分类和整理规则，自动对于档案进行初步整理，包括档案分类、档案编号、档案排序。档案管理员登录到系统中，对于档案资料进一步补充和校对后即可完成档案整理工作。

传统档案管理模式，用户想要对于档案进行调阅时，档案定位查找困难，且档案被反复拆订、翻阅、复印、借出，造成较大毁损和丢失风险，由于实物档案与业务部门的分离，异地调阅困难，档案检索数据的缺失，也导致档案管理部门难以实现对业务部门借阅需求的精准把握和实时响应。
文书定数智档案系统，满足用户需要对于档案进行使用时，通过全文检索工具、档案借阅工具，快速满足档案的利用需求

1）通过全文检索、条件检索、组合查询等手段，快速定位需要的会计档案，并结合严格的权限管理，保障档案调阅的安全合规。
2）开放借阅的会计档案可以结合借阅车流程审批的方式，赋予用户档案的查阅权限，通过系统自动授权和回收。
3）到期档案进行开放、销毁等鉴定操作，通过流程审批将鉴定小组线上化，打破时间空间的限制，销毁的档案同步生成销毁清册以便于备查。