文书定提供“档案梳理分类—扫描OCR识别—数据检查整理挂接”三步加工流程。系统内置档案管理分类制度与归档要求模板，可结合扫描仪、高拍仪等硬件完成扫描，利用OCR技术识别正文内容，最终将条目数据批量导入并与数字化成果挂接，预置纸质档案存放位置，实现电子档案与纸质档案实时同步管理。

建议先从档案梳理分类开始：依据分类制度与归档模板对存量档案做初步整理、补充缺失信息，形成目录数据；再逐批扫描OCR生成数字文件；最后通过数据检查与批量挂接导入系统，让历史纸质档案也能像电子档案一样检索利用。

加工过程中OCR会识别档案正文内容并建立全文索引，检索阶段可直接通过关键字快速定位目标档案；同时系统建立元数据与电子文件的关联，支持全文检索、条件检索、专题检索，海量档案3秒可查。

文书定可统一维护库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜，将纸质档案与电子档案一一对应，把实体库房“搬”到线上，解决传统线下库房检索利用难、出入管控难的问题，实现纸质档案与实体库房的线上化、流程化管理。

针对已数字化并导入系统的档案，其对应的纸质实体也需统一管理。系统支持纸质档案批量上架、出库、入库、移库、盘点等操作，并全程记录操作过程，便于审计与备查，相当于为纸质档案建立了一套“进销存”台账。

系统提供统一的库房管控信息记录界面，可登记库房温湿度、库房检查、人员出入等信息，配合精细化的权限控制与全链路日志审计，确保库房实体与档案数据的安全合规、全程可追溯。

系统覆盖文书·会计·人事·合同·项目等全门类档案的一体化管理，纸质档案与电子档案在同一平台统一管控，既保留纸质原件的实体管理，又享有数字化后的便捷利用。

加工成果可通过接口批量导入，与业务系统办结产生的文件自动融合归档，实现“业务办结自动归档”。系统支持本地私有化部署、云端SaaS及混合部署，泛微在全国设有200+分支机构，可提供本地化的实施、培训与POC验证服务。