档案管理 档案七大特色亮点
符合国家政策.100%自动归档.3秒可查.防篡改.第三方存证.全生命周期管理.业务档案一体化。
符合国家法律法规
在数字化的大背景下,国家对档案的管理也提倡使用电子化的方式,档案管理系统符合国家法律法规。
100%归档
文书定天然具备电子档案管理的要素,可多种方式、渠道获取档案,能够实现电子档案的100%归档。
3秒检索
文书定也能为组织提供多种维度、多种类型的检索方式,精准定位,3秒即可完成对信息集合采用技术手段完成检索、且可以按照相关性进行排序。
文件防篡改
纵观各项法律法规中,国家明确电子档案系统必须具备电子签名能力,电子签名助力电子档案系统具备文件防篡改的能力。
档案全生命周期管理
能够和流程结合起来,经过相关领导的审批、授权后由系统自动执行,使得档案具备全生命周期管理能力。
可第三方存证
档案不仅可以管理还可以选择在公证处和区块链进行存证,存证后的文件可一键出证,省去线下去公证处排队的麻烦。
业务档案一体化管理
与各类OA、HRM、ERP、CRM、PM等系统方便集成;多种渠道、多种方式快速收集业务过程中待归档的数据资料,从而实现业务与档案的一体化管理。
档案管理 档案所有功能亮点
兼容纸质档案、电子档案、财务会计档案一体化管理。
1、 法律法规
符合国家法律法规

文书定档案管理产品严格遵照国家相关的法律法规要求,让系统中所管理的档案符合相关档案管理的要求和规范:

《“十四五”全国档案事业发展规划》 2021年06月
《电子档案管理系统通用功能要求》 2021年03月
《电子档案单套管理一般要求》 2020年11月
《中华人民共和国档案法》 2020年06月
《电子文件归档与电子档案管理规范》 2016年08月
《财会〔2020〕6号》 2020年03月
《会计档案管理办法》79号令 2015年12月

2、 多门类
多门类档案管理

档案管理涵盖五大类内容

  • 文书定可以管理的档案不仅是签字盖章的文档资料。

  • 涵盖音视频、图片、数据表、各类业务系统的管理员操作日志、用户行为日志。

  • 最终以电子信息形式呈现的数据,文书定都可以管理起来。

3、 档案接收
自动化档案接收

手动采集/自动采集

  • 灵活便捷的收集:可自动收集,也可以直接上传或批量上传。

  • 销售、合同、采购、OA、ERP、CRM等业务异构系统,文书定可以可视化配置化的系统交互形式,主动收集各个异构系统产生的档案。

  • 文书定提供档案收集RPA机器人,让软件机器人替代人工来收集上传。

4、 100%归档
确保档案100%自动归档

为组织实现档案的全面归档

文书定档案管理系统以实现档案数据100%归档为目标,通过多种方式,多种渠道获取档案,无论是组织内部的任何一个机构、任何一个部门所产生的任何一种类型的档案资料,涵盖传统载体档案和电子档案,最终都能够进行统一管理。

5、 统一管理
纸质档案及库房统一管理

库房设置、档案上架、...

  • 支持纸质档案的扫描和OCR识别,让纸质档案数字化更加方便。

  • 支持纸制档案和电子档案映射关联,让档案查找利用更加高效。

  • 支持纸制档案实体库房管理,实现纸制档案的进销存管理。

6、 智能采集
数字化智能采集加工

数字化智能采集

丰富的档案采集方式,通过数字化加工采集传统载体档案数据,给予历史档案新的生命,通过系统对接实现业务数据统一归档、RPA智能机器人7*24小时自动采集归档数据,OCR识别、实现采集数据转换、模数转换处理,NLP语义分析智能提取加工采集非结构化数据。

7、 档案整理
多种方式档案整理

多维度、多方式快速完成档案分类整理

多种档案整理手段:自动整理、选择整理、快速整理、批量整理,多管齐下让接收到的数据井井有条。自由组合不同档案门类结构,每一种元数据属性都可以作为规则进行分类,包含组织、时间、产品、业务分类等。

8、 四性检测
四性检测能力

严格执行档案规范,保障每份电子档案的真实、完整、可用、安全

1) 真实性、完整性、可用性和安全性的检测。
2) 检测规则符合标准规范,支持自定义检测方案。
3) 单独检测、批量检测,检测方式,随需而选。
4) 提供防篡改的检测报告,可直接打印或导出使用。

9、 档案利用
档案在线利用

档案利用整体功能

1) 多种在线检索方式,全文检索、条件检索。
2) 检索结果权限控制,限时调阅、强制归还。
3) 在线调阅合规高效,加盖水印、下载控制。
4) 编研申报线上处理,提高效率、加强复用。
5) 方便安全的利用,充分发挥档案价值。

10、 3秒可查
搜索引擎支撑让档案3秒可查

档案多维度全文检索

多种档案检索方式,全文检索、主题检索、组合检索、 专题板块检索,让用户3秒找到需要的档案。

11、 权限体系
严密的权限体系

权限体系

1) 严格灵活的权限体系,确保档案信息被前台安全调阅。
2) 没有权限的档案需要流程审批后系统自动授权, 每一次借阅档案均具有痕迹追踪。
3) 后台管理角色权限严格区分,满足权限的批量重构。
4) 分级分权管理模式支撑集团多业态、多层级的组织 形态。

12、 报表展示
丰富的统计和分析报表

多维度统计图形化报表,展示系统档案管理的全貌

  • 提供丰富的档案管理报表:类别、期限、密级、使用、调阅、销毁。

  • 可按照条线、部门、产品、业务进行数据汇总呈现。

13、 可视化配置
全系统支撑可视化配置

全宗、门类、分类、编码、元数据等内容可 进行自定义

  • 元数据表、门类、分类、标签、权限、报表、流程

  • 基于文书定低代码平台,即使不懂代码也可随时调整, 所见即所得。

14、 日志锁定
日志锁定、三员分立

可扩展应用:操作记录、日志锁定

  • 系统日志锁定用户在系统内的每一个操作行为,

  • 系统、安全、审计三员相互制约,对外满足监管、 审计等多方面的要求。

15、 防篡改
存档数据防篡改

通过电子签章技术实现用户的真实身份、真实 数据、真实意愿,所有归档数据防篡改

  • 利用可信身份、电子签技术对归档的文件数据进行加 密,赋予档案防篡改的能力。

  • 为系统每一位用户配置可信数字身份认证技术,通过 人脸识别进行活体认证,保证每一次操作均是出自用 户的真实身份、真实数据和真实意愿。

16、 三方存证
可选择第三方存证

可选择公证处和区块链第三方Hash值存证

第三方存证技术,给每一条存档数据发放数字身份证 和存证报告,保证档案数据的真实、有效、可靠和安 全,让电子数据具有司法公信力。

17、 流程定义
可视化的流程定义能力

流程自定义

档案工作的开展,过程中也会涉及到相关的流程审批, 文书定档案系统具备对于流程表单、审批节点、审批 条件等内容的自定义能力,便于通过流程驱动档案的 全生命周期管理。

18、 系统界面
更具个性化的系统界面、功能

可根据用户的需求进行个性化

文书定档案系统在满足档案管理标准规范的基础之上, 在系统界面和功能方面支持一定的自定义,可根据组 织的实际应用需求,通过低代码平台,定制系统界面 和功能。

19、 多端适配
多端适配

支撑移动、H5、微信及PC端档案信息的展示和访问

提供档案信息多途径、多方式的推送,包括移动APP、 H5小程序、微信端、PC端等多种途径,打破时间空间的限制,更好的满足用户对于档案信息展示和访问的需求。

20、 信创适配
全面适配国产化软硬件环境

全栈信创适配

全面适配全栈信创环境、助力国产化替换,从CPU、 操作系统、数据库、中间件均支持国产化环境。