档案管理 档案十大特色亮点
自动归档、智能关联、智能搜索、完整性检查、权限控制、工作流引擎、低代码平台、移动端适配、全面信创、防篡改。
自动归档
具有强大的集成引擎,通过配置化的方式让业务系统集成对接更便捷,让电子档案自动归档,而且归档的文件根据权限可以被业务系统安全调用。
智能关联
在档案系统中收录过来的各类电子文件,通过语义理解、关联范围定义、关键词匹配定义、系统标识码关联等多种智能化手段,让归档过来的每一份电子档案自动关联,从任意维度切入,都能够还原当时的业务全貌。
智能搜索
在海量的电子档案库中,通过智能化的识别、语义分析匹配、关键字模糊查询、多条件组合查询、查询条件自定义等多种方式,快速精准定位到目标档案,实现秒级检索。
完整性检查
针对会计档案、人事档案、项目档案等,都可以按照业务的维度自定义完整性检测规则,未完全归档时系统自动提醒,确保档案归档的完整性。
权限控制
支持集团型组织按照档案不同全宗、门类对权限进行组合,可以单独控制每一个菜单和数据权限,授予不同组织、角色的用户对象,进行快速赋权。
强大的工作流引擎
系统内置了强大的搜索引擎,对于流程的表单、字段、审批路径、流转条件等内容都可以通过可视化界面自由定义。
低代码平台
系统依托强大的数字化低代码底座,基于内置的七大引擎,无须编写复杂代码,即可实现全面的、多端业务快速扩展。在满足会计档案管理需求的同时,可扩展至全门类档案管理。
移动端适配
系统内的所有功能都可适配到移动端,而且双向同步,通过手机也能检索、借阅、查看档案,移动端还融合了智能化组件,甚至通过一句话就能找到需要的档案。
全面信创
泛微档案已全面适配国产化环境,已经与生态圈100家信创伙伴完成绑定互认,完全覆盖整个国产信创生态链。
防篡改
基于自主的电子签名核心技术,为收集到的电子文件加盖电子签名,赋予每一份电子档案防篡改的能力。并扩展到所有数字成果的存档,对业务系统任何信息数据文件进行防篡改归档,让所有数字化成果可查可验可信。
档案管理 档案所有功能亮点
基于各类档案标准,构建档案收、管、存、用全生命周期管理平台。
1、 法律法规
符合国家法律法规

文书定档案管理产品严格遵照国家相关的法律法规要求,让系统中所管理的档案符合相关档案管理的要求和规范:

《“十四五”全国档案事业发展规划》 2021年06月
《电子档案管理系统通用功能要求》 2021年03月
《电子档案单套管理一般要求》 2020年11月
《中华人民共和国档案法》 2020年06月
《电子文件归档与电子档案管理规范》 2016年08月
《财会〔2020〕6号》 2020年03月
《会计档案管理办法》79号令 2015年12月

2、 多门类
多门类档案管理

档案管理覆盖全形态、全门类

  • 支持文书档案、会计档案、项目档案、人事档案、业务档案管理;

  • 实现纸质档案、电子档案、声像档案管理。

3、 档案接收
自动化档案接收

手动采集/自动采集

  • 灵活便捷的收集:可自动收集,也可以直接上传或批量上传。

  • 销售、合同、采购、OA、ERP、CRM等业务异构系统,文书定可以可视化配置化的系统交互形式,主动收集各个异构系统产生的档案。

  • 文书定提供档案收集RPA机器人,让软件机器人替代人工来收集上传。

4、 自动归档
确保档案自动归档

为组织实现档案的全面归档

文书定档案管理系统以实现档案数据自动归档为目标,通过多种方式,多种渠道获取档案,无论是组织内部的任何一个机构、任何一个部门所产生的任何一种类型的档案资料,涵盖传统载体档案和电子档案,最终都能够进行统一管理。

5、 统一管理
纸质档案及库房统一管理

库房设置、档案上架、...

  • 支持纸质档案的扫描和OCR识别,让纸质档案数字化更加方便。

  • 支持纸制档案和电子档案映射关联,让档案查找利用更加高效。

  • 支持纸制档案实体库房管理,实现纸制档案的进销存管理。

6、 自动分类
档案自动化分类归档

无需人工二次分类

集成引擎对接前端业务系统过程中,在接口预定义字段映射规则,无需人工二次分类,实现档案自动化分类归档

7、 自动关联
电子档案自动关联

多种智能化手段让档案自动关联

通过语义理解、关联范围定义、关键词匹配定义、系统标识码关联等多种智能化手段,让归档过来的每一份电子档案自动关联。

8、 四性检测
四性检测能力

严格执行档案规范,保障每份电子档案的真实、完整、可用、安全

1) 真实性、完整性、可用性和安全性的检测。
2) 检测规则符合标准规范,支持自定义检测方案。
3) 单独检测、批量检测,检测方式,随需而选。
4) 提供防篡改的检测报告,可直接打印或导出使用。

9、 档案利用
档案在线利用

档案利用整体功能

1) 多种在线检索方式,全文检索、条件检索。
2) 检索结果权限控制,限时调阅、强制归还。
3) 在线调阅合规高效,加盖水印、下载控制。
4) 编研申报线上处理,提高效率、加强复用。
5) 方便安全的利用,充分发挥档案价值。

10、 3秒可查
搜索引擎支撑让档案3秒可查

档案多维度全文检索

多种档案检索方式,全文检索、主题检索、组合检索、 专题板块检索,让用户3秒找到需要的档案。

11、 权限体系
严密的权限体系

权限体系

1) 严格灵活的权限体系,确保档案信息被前台安全调阅。
2) 没有权限的档案需要流程审批后系统自动授权, 每一次借阅档案均具有痕迹追踪。
3) 后台管理角色权限严格区分,满足权限的批量重构。
4) 分级分权管理模式支撑集团多业态、多层级的组织 形态。

12、 报表展示
丰富的统计和分析报表

多维度统计图形化报表,展示系统档案管理的全貌

  • 提供丰富的档案管理报表:类别、期限、密级、使用、调阅、销毁。

  • 可按照条线、部门、产品、业务进行数据汇总呈现。

13、 可视化配置
全系统支撑可视化配置

全宗、门类、分类、编码、元数据等内容可 进行自定义

  • 元数据表、门类、分类、标签、权限、报表、流程

  • 基于文书定低代码平台,即使不懂代码也可随时调整, 所见即所得。

14、 日志锁定
日志锁定、三员分立

可扩展应用:操作记录、日志锁定

  • 系统日志锁定用户在系统内的每一个操作行为,

  • 系统、安全、审计三员相互制约,对外满足监管、 审计等多方面的要求。

15、 防篡改
存档数据防篡改

通过电子签章技术实现用户的真实身份、真实 数据、真实意愿,所有归档数据防篡改

  • 利用可信身份、电子签技术对归档的文件数据进行加 密,赋予档案防篡改的能力。

  • 为系统每一位用户配置可信数字身份认证技术,通过 人脸识别进行活体认证,保证每一次操作均是出自用 户的真实身份、真实数据和真实意愿。

16、 三方存证
可选择第三方存证

可选择公证处和区块链第三方Hash值存证

第三方存证技术,给每一条存档数据发放数字身份证 和存证报告,保证档案数据的真实、有效、可靠和安 全,让电子数据具有司法公信力。

17、 流程定义
可视化的流程定义能力

流程自定义

档案工作的开展,过程中也会涉及到相关的流程审批, 文书定档案系统具备对于流程表单、审批节点、审批 条件等内容的自定义能力,便于通过流程驱动档案的 全生命周期管理。

18、 系统界面
更具个性化的系统界面、功能

可根据用户的需求进行个性化

文书定档案系统在满足档案管理标准规范的基础之上, 在系统界面和功能方面支持一定的自定义,可根据组 织的实际应用需求,通过低代码平台,定制系统界面 和功能。

19、 多端适配
多端适配

支撑移动、H5、微信及PC端档案信息的展示和访问

提供档案信息多途径、多方式的推送,包括移动APP、 H5小程序、微信端、PC端等多种途径,打破时间空间的限制,更好的满足用户对于档案信息展示和访问的需求。

20、 信创适配
全面适配国产化软硬件环境

全栈信创适配

全面适配全栈信创环境、助力国产化替换,从CPU、 操作系统、数据库、中间件均支持国产化环境。